Gravplassforvaltningene kan spare både tid og papir

Gjøvik kirkelige fellesråd, som var pilot og med helt fra start, har tatt i bruk DnK 360 i sitt gravplassystem. Nå arkiveres papirløse dokument fortløpende.

– Det er lett å finne tilbake til dokumentasjon. Vi sparer mye tid på å bruke denne løsningen, sier Line Langseth Bakkum, kirkeverge i Gjøvik.

Klart til bruk i vår

Flere fellesråd satt i prosjektgruppa for å integreringsarbeidet, der Bakkum var prosjektleder. Da hadde et forprosjekt allerede jobbet med hva man ønsket å oppnå.

– Selve utarbeidelsesprosjektet startet august 2020, og var ferdig april 2021, sier prosjektlederen.

Prosjektet ble finansiert ved at fagsystemleverandørene stod for sine kostnader, mens Kirkerådet og tre fellesråd dekket DnK 360s utgifter.

Sikrer lovkravene

Integrasjonen, som passer til gravferdsprogrammene Ecclesia og Gravlund, sikrer at lovkravene innen saksbehandling og arkivering ivaretas. Saksbehandlingen blir sikrere og mer effektiv, brukertilfredsheten øker, og behovet for papirarkiv elimineres siden all korrespondanse kan skje digitalt.

– Jeg vil fremheve sikkerhet, papirløshet og effektivitet, sier Bakkum på spørsmålet om hvorfor denne integrasjonen bedrer saksbehandlingen.

Bestill hos leverandør av gravplassystem

Alle som jobber på Kirkepartners plattform, med tilgang til Public 360 og enten Ecclesia eller Gravlund, kan bruke integrasjonen. Flere fellesråd har tatt integrasjonen i bruk, men flere kan kaste seg på. Fellesrådene bestiller integrasjonen hos sin gravplassystemleverandør.

Det må inngås avtale med Kirkepartner på DnK Public 360-løsningen. Fellesråd som allerede benytter Public 360 og drift hos Kirkepartner, trenger kun gjøre tilleggsbestilling på den nye integrasjonen hos Kommunion (Ecclesia) eller Kirkedata (Gravlund).

Kostnadene fordeles etter størrelse på kommunene til de fellesråd/sokn som tar løsningen i bruk.

Selv ønsker Bakkum at integrasjonen videreutvikles til å omfatte flere instanser. Blant annet ønsker hun at informasjon om avdøde kan legges inn av familie eller gravferdsbyrå, slik at det kommer direkte inn i programmet.

– Dette krever jobb i forhold til sikkerhet og personvern, sier hun.